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Home ➤ Planung A - Z ➤ Vorbereitung ➤ Post – Organisation während Deiner Reise
Auch wenn man für längere Zeit auf Reisen ist, dreht sich die Welt zuhause weiter und dies gilt auch für Deine Post. Man hat viele Dinge vielleicht bereits gekündigt oder grundsätzlich schon so vorgesorgt, dass einem der Postbote nicht mehr oft etwas in den Briefkasten schmeißt. Trotzdem gibt es doch die einen oder anderen Briefchen, wo Deine Adresse drauf steht.Natürlich haben wir uns auch darüber Gedanken gemacht und uns gefragt, wie wir das Thema Post während unserer Abwesenheit angehen können. Ebenso steht für uns die Frage im Raum: Was ist, wenn etwas Wichtiges dabei ist und wie gehen wir damit um? In diesem Beitrag erfährst Du, welche Möglichkeiten Du während einer Langzeit-/Weltreise hast, um Deine Post zu organisieren, zu verwalten und wie Du keine wichtigen Posteingänge verpennst.
Fangen wir vielleicht direkt mit unserer Erfahrung an. Wir haben unsere Wohnung behalten und meine (Katy’s) Eltern waren so nett und haben regelmäßig nach unserer Post geschaut (wir wohnen direkt nebenan). Viele Posteingänge haben wir eigentlich nicht erwartet. Dennoch war das ein oder andere dabei und meine Eltern konnten sehr gut einschätzen, ob es sich um wichtige oder eher unwichtige Post handelt.
Sobald etwas Wichtiges dabei war oder wenn sie es mal nicht wussten, haben Sie uns entsprechend informiert! Vieles war auch lediglich für uns zur Info (z.B. haben wir erst nach dem Beginn unserer Reise die Aufhebung unseres Bewilligungsbescheids von der Agentur für Arbeit bekommen. Zu diesem Thema haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben).
Diese Vorgehensweise hat einwandfrei geklappt und wir sind sehr dankbar dafür, dass sie das für uns gemacht haben. Wir wissen auch, dass dies nicht selbstverständlich ist und bevor wir auf dieses „Angebot“ zurückgekommen sind, haben wir uns mit anderen Möglichkeiten beschäftigt.
Unabhängig davon, wie Du Deine Post für Deine Abwesenheit organisiert hast: Erteile für alle Eventualitäten eine Vollmacht an eine oder zwei Vertrauenspersonen zu Hause. Sie können Dich im Notfall in Deutschland vertreten und in Deinem Sinne entscheiden.
Als wir zurückgekommen sind, haben sie uns einen Ordner hingelegt, wo sie sogar unsere Post nach Thema/Absender chronologisch sortiert haben. So fiel uns das Durchsehen um einiges leichter. Wahnsinn, vielen Dank!
Eine weitere Möglichkeit ist natürlich, dass Du die Adresse eines Verwandten oder Freundes angibst. Die Deutsche Post sendet dann für einen bestimmten, von Dir gewählten Zeitraum Deine Post an diese Adresse zu. Den Begriff hast Du mit Sicherheit schon einmal gehört: Es handelt sich hier um den sogenannten „Nachsendeauftrag“, auch wenn die Post ihn offiziell Nachsendeservice nennt. Abschließbar ist dieser für einen Zeitraum von 6 oder 12 Monaten. Die einmaligen Kosten für eine Onlinebestellung sehen zurzeit wie folgt aus:
Das 12-Monatspaket kannst Du ebenfalls in einer Filiale abschließen, hier musst Du EUR 3,00 mehr bezahlen, sprich EUR 29,90. Eine Verlängerung des Nachsendeservices ist für eine vorübergehende Abwesenheit nicht möglich. Für Pakete gilt noch einmal ein Aufschlag (zurzeit EUR 6,99 pro zuzustellendes Paket). Was wir nicht optimal finden ist, das z.B. Zeitschriften (sofern man welche bekommt) nicht an eine andere Adresse geschickt werden. Wenn Du Deine Wohnung also behältst und Dein Namensschild logischerweise weiterhin am Briefkasten angebracht ist, sollte dennoch jemand regelmäßig Deinen Briefkasten leeren. Es könnte ja beispielsweise auch sein, dass es mit der Nachsendung einmal nicht klappt und doch etwas Wichtiges zugestellt wird. Aber der wichtigste Grund: Wenn Einbrecher sehen, dass Dein Briefkasten überquillt, könnten sie auf dumme Gedanken kommen.
Für weitere Informationen und vor allem welche Ausnahmen es noch gibt, kannst Du auf der entsprechenden Seite der Deutschen Post nachlesen.
Die Deutsche Post bietet ebenfalls noch die Möglichkeit eines Lagerservices von bis zu 3 Monaten an. Dieser Service gilt für alle angegebenen Personen in einem Haushalt. Hier werden fast alle Sendungen für Dich gelagert und nach Deiner Rückkehr zu einem vereinbarten Zeitpunkt zugestellt. Buchbar ist diese Leistung für bis zu einem Monat oder bis zu drei Monaten. Den Service der Deutschen Post bis zu einen Monat kannst Du sowohl im Onlineshop als auch in einer Filiale bestellen (Preise bleiben gleich). Das Paket für bis zu drei Monaten ist nur im Onlineshop möglich.
Bei den Preisen handelt es sich um Einmalzahlungen und sind keine monatlichen Preise.
Zu den Ausnahmen, die nicht gelagert werden können zählen z.B. DHL Pakete oder Einschreiben Einwurf. Für ausführliche und lückenlose Informationen, kannst Du Dich am besten auf der Seite der Deutschen Post informieren. Dort findest Du alle Details und könntest auch entsprechend buchen.
Wir können natürlich auch verstehen, wenn Du sagst, dass Du Deine Liebsten nicht damit belasten möchtest. Auch wir haben nach Alternativen geschaut und die gibt es auf jeden Fall. Schon einmal von einem „digitalen Briefkasten“ gehört? Um es kurz und knackig zu erklären: Du kannst ein Unternehmen beauftragen, dass sie Deine Post bekommt. Je nach Vereinbarung wird die Post für Dich geöffnet, eingescannt und in Deinen „digitalen Briefkasten“ geschoben. Anschließend wirst Du darüber informiert und kannst Deine Post einsehen und schauen wie Du weiter über sie verfügen möchtest. Gegebenenfalls musst Du vorher einen Nachsendeauftrag/Nachsendeservice einrichten. Dies kommt aber auf den Anbieter an und die beleuchten wir gleich näher.
Mit diesem Service haben wir keinerlei Erfahrung, sind aber während unserer Reisevorbereitung darauf gestoßen. Für diesen Beitrag haben wir uns noch einmal mehr und aktueller damit beschäftigt und wir erklären Dir gerne, welche Anbieter es gibt, welche Vor- und Nachteile sie haben und wie die aktuelle preisliche Gestaltung aussieht. Wir haben uns auf drei Anbieter konzentriert: CAYA, Dropscan und E-POSTSCAN.
Bei den Recherchen vor unserer Reise ist uns zunächst der Anbieter „Digitalkasten“ aufgefallen. Nachdem wir nun im Nachgang diesen Beitrag noch einmal aktualisieren wollten, mussten wir feststellen, dass es diese Firma nicht mehr gibt und nun ein Teil von einem anderen Anbieter ist: CAYA.
Dieser Anbieter richtet für Dich sogar einen Nachsendeantrag ein (natürlich nicht kostenfrei, EUR 27,00 für 12 Monate für bis zu 5 Personen). Es ist zwar empfehlenswert, aber die Einrichtung eines Nachsendeauftrages muss nicht notwendig sein. Möchtest Du nur vereinzelte Posteingänge von bestimmten Adressaten in digitaler Form bekommen und den Rest weiterhin in Deinen normalen Briefkasten erhalten, kannst Du diesen ausgewählten Adressaten Deine CAYA Postbox-Adresse zukommen lassen. Wenn Du allerdings für längere Zeit unterwegs bist, würden wir Dir weiterhin empfehlen einen Nachsendeantrag einzurichten oder einrichten zu lassen.
Der Vorgang ist eigentlich nicht allzu kompliziert. Wenn Du Post erhältst, wird diese geöffnet und eingescannt und man bekommt eine Push- oder E-Mailbenachrichtigung. Man kann eine eigene Ordnerstruktur anlegen und die Post mit Tags versehen, damit Du sie besser zuordnen kannst. Auch ein PDF-Download ist möglich oder Du kannst den kostenfreien PayNow Service in Anspruch nehmen. Was das ist, erklären wir gleich.
CAYA bietet zudem den kostenlosen „PayNow“ Service an. Wenn Du per Post eine Rechnung erhältst, kannst Du diese über CAYA direkt bezahlen. Hierfür fallen keine Gebühren an und die Bezahlung erfolgt über SEPA-Überweisung.
Deine Post wird für drei Monate kostenlos im Kurzzeitarchiv aufbewahrt. In dieser Zeit musst Du allerdings entscheiden, was mit Deiner Post passieren soll. Wenn Du in diesem Zeitraum nicht über Deine Post verfügst, wird diese vernichtet. Daher ist es wichtig ein Auge darauf zu haben, ob Du noch die originalen Unterlagen benötigst.
Wenn Du gern die originale Post haben möchtest, aber nicht sofort brauchst, kannst Du Deine Post auswählen und alle drei Monate als Sammelsendung an eine von Dir angegebene Adresse zukommen lassen. Es gibt hier keine maximale Anzahl an Dokumenten. Dieser Sammelservice wird jedoch nicht in allen Tarifen angeboten. Der Versand ist innerhalb Deutschland kostenfrei, für eine internationale Zustellung fallen je nach Land unterschiedliche Versandgebühren an.
Benötigst Du auf die Schnelle einzelne Posteingänge, kannst Du Dir diesen im Rahmen einer "Sofortsendung" an eine von Dir angegebene Adresse schicken. Dieser Service ist allerdings nie kostenfrei. Für einen Brief, zahlst Du zurzeit EUR 0,99 und die zusätzlichen Portokosten werden individuell je nach Adresse berechnet.
CAYA bietet für Privatkunden derzeit drei verschiedene Tarife: Minimalist, Single und Familie.
Alle Tarife beinhalten eine Post Flatrate, d.h. das Einscannen ist nicht auf eine bestimmte Anzahl pro Monat begrenzt. Auch eine dreimonatige Lagerung der physischen Post ist gewährleistet. Weiterhin wird auch der kostenfreie PayNow Service bei allen Tarifen angeboten.
Die Unterschiede liegen in der Anzahl der Empfänger sowie die Option der Sammelsendung. Der Minimalist-Tarif ist auf einen Empfänger (in dem Fall dann Dich) beschränkt und eine kostenfreie Sammelsendung ist nicht möglich.
Die Tarife Single und Family sind identisch, mit dem einzigen Unterschied, dass Single nur einen Empfänger abdeckt, während bei Family bis zu 5 Empfänger angegeben werden können. Beide Tarife bieten eine kostenfreie Sammelsendung (innerhalb Deutschlands).
Die monatlichen Preise gestalten sich je nach Monats- oder Jahresabonnement wie folgt:
Möchtest Du noch mehr über CAYA erfahren, bekommst Du auf deren Homepage noch viele weitere Informationen.
Dropscan hat eine leicht andere Vorgehensweise, die Dir möglicherweise auch zusagen könnte: Wenn Post ankommt, wird diese nicht ohne Deine Genehmigung geöffnet. Zunächst wird nur der Umschlag eingescannt und Du erhältst eine Mitteilung. Dann kannst Du entscheiden, wie weiter mit dem Posteingang verfahren werden soll: Vernichten, öffnen und scannen oder weiterleiten. Auch eine Archivierung ist möglich. Wenn der Umschlag von Außen natürlich nicht viel hergibt, bleibt Dir eigentlich nichts anderes übrig als ihn öffnen zu lassen.
Dropscan bietet einen sogenannten "Workflow" an. Das bedeutet, dass Du einstellen kannst, dass Dropscan sich bei allen Posteingängen automatisch darum kümmern, dass die Post geöffnet und für Dich eingescannt wird. Auch kannst Du entscheiden, ob Du ebenfalls automatisieren möchtest, wie mit der Post umgegangen werden soll (vernichten, weiterleiten etc.). Dieser Service ist nicht kostenfrei. Dazu kommen wir gleich.
Dropscan bietet Privatkunden drei verschiedene Tarife an: Pay as you go, Flat 20 oder Flat 40. Bevor wir gleich zu den Unterschieden und Preisen kommen, möchten wir Dir erst einmal die Leistungen näher bringen, die für alle Tarife gelten:
Neben den tarifunabhängigen Leistungen kommen nun Weitere hinzu, die sich von den anderen Tarifen unterscheiden.
Wirst Du über einen Posteingang informiert und Du entscheidest Dich dafür diesen öffnen und einscannen zu lassen, kostet Dich dies pro Sendung EUR 1,50. Kostenfrei aufbewahrt wird Deine Sendung für 14 Tage. Wenn Du bis dahin nicht anderweitig über Deine Sendungen verfügt hast, werden diese archiviert, was Dich pro Sendung EUR 0,50 im Monat kostet. Entscheidest Du Dich dazu eine Sammelsendung an eine von Dir angegebene Adresse zu versenden, kostet Dich dies EUR 2,50 zzgl. der DHL-Portokosten an die jeweilige Adresse (weltweit möglich).
Während der „Pay as you go“ Tarif für jede Sendung, die Du öffnen und einscannen lassen möchtest, eine Gebühr verlangt, hast Du hier entweder 20 Sendungen (Flat 20) oder 40 Sendungen (Flat 40) im Monat kostenfrei inklusive. Danach musst Du für jede weitere Sendung, die geöffnet werden soll EUR 1,00 bezahlen. Weiterhin ist eine Aufbewahrungszeit bei beiden Tarifen für 90 Tage inklusive, bevor Du bei einer eventuellen Archivierung EUR 0,50 pro Sendung monatlich bezahlen musst. Dies kannst Du jedoch umgehen, wenn Du die kostenfreien Sammelsendungen in Anspruch nimmst. Im Flat 20-Tarif ist eine Sammelsendung inklusive, bei Flat 40 kannst Du zwei Sammelsendungen kostenfrei in Anspruch nehmen. Jede darüber hinausgehende Sammelsendung kostet Dich ebenfalls EUR 2,50 zzgl. der Portokosten.
Der sogenannte Workflow, bei dem Du beispielsweise direkt festlegen kannst, dass man Deine Post direkt öffnet und Dir einscannt, kostet zwar keine Extragebühr. Hier wird Dir direkt der Preis berechnet, den Du für das reguläre Öffnen & Einscannen zahlen musst, wenn Du es einzeln verfügst. Bei Flat 20 / Flat 40 hast Du natürlich erst einmal kostenfreie Sendungen, bevor Du für weitere Posteingänge zahlen musst. Eine vollständige Übersicht findest Du auf der offiziellen Seite von Dropscan.
Zwischenzeitlich bietet auch die Deutsche Post den sog. „E-POSTSCAN“-Service an. Hier muss kein Nachsendeauftrag eingerichtet werden, jedoch muss Deine Adresse verifiziert werden, d.h. etwas Vorlauf solltest Du einplanen. Auch hier gilt: Die eingehende Post wird direkt bearbeitet und per Scan an Deine E-POST Adresse gesendet.
Es werden hier zwei verschiedene Servicearten angeboten: Der Befristete und Unbefristete. Der befristete Auftrag ist mit einer Laufzeit von 7 Tagen bis zu einem Monat möglich. Eine unbefristete Laufzeit fängt ab einem Monat an.
Die Lagerzeiten Deiner originalen Sendungen variieren je nach Auftrag. Beim befristeten Auftrag erhältst Du die originale Post nach Ablauf der Befristung an Deine Hausadresse. Bei der unbefristeten Variante, erhältst Du einmal im Monat Deine Originalpost zugeschickt. Hier kannst Du allerdings eine Alternativadresse angeben, beispielsweise die eines Familienmitglieds. Da Du ja automatisch über die Deutsche Post schon über alle Posteingänge Bescheid weißt, muss in der Regel keiner mehr etwas zuhause damit machen, außer es für Dich lagern.
Wie auch bei jedem anderen digitalen Briefkasten, gibt es auch hier wieder ein paar Ausnahmen, die nicht eingescannt und digitalisiert werden. Hierunter fallen (logischerweise) Pakete, aber auch Kataloge und Zeitschriften.
Was wir hier vorteilhaft finden ist, dass wir uns keine Gedanken machen müssen, wie mit unserer eingehenden originalen Post umgegangen werden soll (wie bspw. die Fragen: Was kommt in eine Sammelbestellung oder soll es archiviert oder vernichtet werden?). Es ist von vornherein klar geregelt und strukturiert.
Nun eigentlich das spannende, der Preis. Egal ob Du Dich für die befristete oder unbefristete Leistung entscheidest, zahlst Du EUR 24,99 monatlich. Der Preis ist auch nicht ohne und wenn wir uns die oberen Angebote ansehen, wissen wir, dass es günstiger geht. Den Unterschied merkt man aber auch bei den Leistungen. Während man bei anderen Anbietern für zusätzliche Leistungen noch Extrakosten hat, ist es beim E-POSTSCAN klar strukturiert und mit einem Preis abgedeckt.
Während unserer Recherche haben wir natürlich nur „an der Oberfläche“ gekratzt und uns über die Basics schlau gemacht, was im Kleingedruckten steht, müsste jeder zu gegebener Zeit noch einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Bei allen Angeboten gibt es vereinzelte Ausnahmen, die nicht im Service inkludiert sind. Das können wir aber auch nachvollziehen, wie willst Du ein Paket oder einen 200-Seiten Katalog mal eben einscannen. Dennoch finden wir, dass dies eine tolle und sehr zeitgemäße Art ist, seine eingehende Post auch während einer langen Reise zuverlässig zu bekommen und zu verwalten. Je nachdem wie Du Dich organisiert hast, wirst Du wahrscheinlich nicht allzu viel an Post erwarten. Dennoch wird mit Sicherheit das ein oder andere Briefchen in Deinem Briefkasten landen. Wenn Du Dich dafür entscheidest einen dieser Services (oder auch bei einem komplett anderen Anbieter) zu nutzen, berechne dies auf jeden Fall in Dein Budget dazu!
Wir sind sehr froh darüber, dass die Familie uns angeboten hat es so zu machen, wie wir es am Ende gehandhabt haben. So mussten wir uns letztendlich um keinen geeigneten Anbieter kümmern und haben ehrlicherweise auch eine Menge Geld gespart. Am Ende vertrauen wir ihnen doch mehr als jedem anderen und irgendwie zeigte man uns damit auch nochmal umso mehr, dass wir immer auf ihre Unterstützung bauen können. Wenn wir diese Möglichkeit nicht gehabt hätten, wären wir auf jeden Fall bei einem der obigen Anbieter gelandet, der das Einscannen für uns übernommen hätte.
Schön, dass Du hier bist! Packe Dich in unseren Rucksack und begleite uns.
